Universitas Airlangga (UNAIR) kembali menorehkan prestasi membanggakan di tingkat nasional melalui bidang tata kelola administrasi. Institusi pendidikan tinggi ternama ini baru saja dianugerahi penghargaan sebagai Simpul Jaringan Terbaik Nasional Kategori Perguruan Tinggi Tahun 2026.
Apresiasi bergengsi tersebut diberikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) karena UNAIR dinilai sukses mengimplementasikan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN). Standar pengelolaan yang diterapkan universitas ini dianggap unggul dan telah memenuhi kriteria nasional yang ketat.
Prosesi penyerahan penghargaan berlangsung di Kantor ANRI, Jakarta, dan diterima langsung oleh Prof. Dr. Radian Salman. Ia hadir mewakili pimpinan universitas dalam kapasitasnya sebagai Direktur Sumber Daya Manusia, Manajemen Talenta, dan Pengembangan Organisasi.
Sekretaris Universitas Airlangga, Prof. Dr. Dwi Setyawan, memberikan respons positif atas pencapaian yang diraih oleh kampusnya tersebut. Ia menegaskan bahwa penghargaan ini bukanlah merupakan tujuan akhir bagi pihak universitas.
Bagi Prof. Dwi, raihan ini adalah bentuk apresiasi nyata atas dedikasi serta kontribusi seluruh sivitas akademika UNAIR. Semua pihak dianggap telah bekerja keras dalam menjalankan tugas kearsipan dengan penuh tanggung jawab.
Pernyataan resmi Prof. Dr. Dwi Setyawan terkait penghargaan kearsipan yang diterima UNAIR:
"Penghargaan itu bukan tujuan, melainkan ini adalah apresiasi yang diberikan oleh ANRI kepada UNAIR yang melaksanakan tugas kearsipan dengan sebaik-baiknya. Prestasi ini menjadi pemicu bagi UNAIR untuk lebih baik lagi dalam mengelola kearsipan universitas, kita juga harus mengatur arsip-arsip statis dan dinamis dengan baik."
Beliau juga menambahkan bahwa manajemen kearsipan memiliki fungsi yang jauh lebih luas daripada sekadar menyimpan tumpukan dokumen. Ada aspek akuntabilitas publik yang harus dijaga oleh institusi dalam setiap proses administrasinya.
Menurut Prof. Dwi, esensi kearsipan yang mumpuni adalah kemampuan institusi untuk mempertanggungjawabkan seluruh aktivitas yang terekam di dalamnya. Hal ini bertujuan untuk menjamin masyarakat mendapatkan kemudahan dalam mengakses informasi publik secara transparan.
Inovasi Digitalisasi dan Kemudahan Akses Informasi
Dalam kurun waktu beberapa tahun terakhir, UNAIR memang terlihat sangat gencar melakukan berbagai inovasi di bidang kearsipan. Fokus utama mereka adalah melakukan digitalisasi arsip serta pengkategorian dokumen secara lebih sistematis.
Program unggulan yang dijalankan bertujuan untuk mengoneksikan berbagai arsip yang sebelumnya tersebar di berbagai unit. Kini, seluruh data tersebut telah diintegrasikan menjadi satu kesatuan data yang solid dan mudah dikelola.
Keberhasilan tata kelola kearsipan di lingkungan UNAIR ini didukung oleh ekosistem kerja yang sangat kuat dan terencana. Hal tersebut mencakup regulasi yang kokoh serta kesiapan sumber daya manusia (SDM) di setiap fakultas dan unit kerja.
Selain SDM, dukungan anggaran yang konsisten serta pemenuhan sarana dan prasarana kearsipan yang memadai menjadi kunci utama. Kebijakan pimpinan universitas juga terus berpihak pada penguatan sistem informasi secara berkelanjutan.
Sebagai bukti nyata dari komitmen keterbukaan informasi, UNAIR kini telah menghadirkan Museum Digital Arsip. Fasilitas modern ini berlokasi di Gedung Airlangga Sharia & Entrepreneurship Education Center (ASEEC).
Manfaat yang bisa dirasakan masyarakat melalui keberadaan Museum Digital Arsip UNAIR antara lain:
- Masyarakat umum dapat mengakses berbagai informasi historis universitas secara langsung tanpa prosedur yang rumit.
- Memudahkan publik dalam mencari data administratif penting yang mereka butuhkan untuk berbagai keperluan.
- Menyediakan sumber rujukan yang valid terkait rekam jejak perkembangan institusi dari masa ke masa.
- Memperkuat transparansi publik melalui sistem informasi berbasis digital yang mudah dijangkau.
Prof. Dwi menjelaskan bahwa melalui program inovatif ini, masyarakat tidak lagi mengalami kendala saat membutuhkan informasi penting. Hal ini sejalan dengan upaya universitas dalam mendekatkan layanan informasi kepada khalayak luas.
Menghadapi Tantangan Berat Tata Kelola Kearsipan
Perjalanan UNAIR untuk bisa meraih penghargaan nasional ini rupanya tidak berjalan dengan mulus tanpa kendala. Terdapat berbagai tantangan operasional yang harus dihadapi oleh tim kearsipan universitas selama beberapa tahun.
Prof. Dwi memaparkan bahwa dinamika operasional kampus, seperti perpindahan gedung yang beberapa kali terjadi, sempat menjadi hambatan. Hal tersebut sempat mengakibatkan hilangnya sejumlah dokumen atau arsip asli milik universitas.
Tantangan berikutnya yang tak kalah berat adalah kerumitan dalam melakukan proses digitalisasi dokumen secara menyeluruh. Membangun sistem kearsipan yang benar-benar terintegrasi antar-unit kerja membutuhkan ketelitian dan komitmen yang sangat tinggi.
Namun, berkat kerja keras kolektif dan dukungan penuh dari pimpinan universitas, hambatan-hambatan tersebut berhasil diatasi satu per satu. Kesadaran akan pentingnya menjaga keaslian dokumen kini mulai tumbuh di seluruh lapisan unit kerja.
Beberapa langkah strategis yang dilakukan UNAIR untuk memperkuat sistem kearsipan mereka adalah sebagai berikut:
| Aspek Pengembangan | Tindakan yang Dilakukan |
|---|---|
| Gerakan Kolektif | Membangun kesadaran pentingnya arsip mulai dari tingkat unit kerja hingga fakultas. |
| Integrasi Sistem | Menyinkronkan data kearsipan antar-bidang agar mudah diakses kembali sewaktu-waktu. |
| Validasi Data | Memastikan setiap dokumen yang tersimpan merupakan data asli yang tepercaya. |
Data di atas menunjukkan komitmen UNAIR dalam menata sistem administrasi yang lebih modern dan terstruktur. Upaya ini memastikan bahwa setiap dokumen berharga milik universitas tetap terjaga keamanan dan aksesibilitasnya.
Penilaian objektif yang diberikan oleh ANRI semakin mempertegas posisi UNAIR dalam mengelola administrasi. Menata arsip kini telah bergeser menjadi sebuah kebutuhan mendasar bagi kampus, bukan sekadar pemenuhan formalitas administratif saja.
Ke depannya, setiap program kerja yang dirancang oleh UNAIR akan diarahkan untuk selalu terkoneksi dengan sistem kearsipan nasional. Langkah ini diambil untuk terus memperkuat fondasi data informasi di tingkat pusat maupun daerah.
Hal ini selaras dengan visi besar "UNAIR Berdampak" yang diusung oleh universitas selama ini. Kemampuan menyajikan informasi kearsipan yang valid dianggap sebagai bukti nyata kebermanfaatan universitas bagi masyarakat.
Dengan data yang tepercaya, UNAIR optimis dapat terus memberikan kontribusi positif bagi kemajuan literasi informasi di Indonesia. Pengelolaan arsip yang baik diharapkan menjadi warisan berharga bagi generasi mendatang.
